Planifier ou se planter ?

Une des activités importantes dans mon travail – comme dans beaucoup d’autres – est de répondre à des appels d’offre. C’est ainsi qu’on obtient des marchés et qu’on peut réaliser des projets intéressants qui nous permettent de vivre. En soi, je n’aime pas trop ce travail de réalisation d’offres. Je n’ai pas trop l’âme d’un commercial et je ne ressens que peu d’intérêt pour me vendre ou vendre mon travail et/ou celui de mes collègues. Mais qu’on aime ou qu’on n’aime pas, il faut faire ce genre de choses.

Cela se complique pourtant souvent parce que ceux qui lancent l’appel d’offres ne sont pas nécessairement des professionnels de ce genre d’activités ni de la gestion de projets. Or, un appel d’offres, c’est un projet difficile à gérer, notamment dans les aspects de planification. Il faut que l’appel d’offres paraisse au bon moment de telle sorte que la réalisation du projet puisse commencer au moment où elle est nécessaire. La bonne réflexion à avoir est donc de se demander quels objectifs on veut atteindre et à quel moment ils doivent être atteints. Sur cette base, on peut « remonter le temps » en fonction de toutes les opérations à mener afin de voir à quel moment on peut lancer l’appel d’offres pour être le plus efficace. Ça, c’est la théorie, mais dans la pratique, cela ne se passe pas toujours comme ça.

Le plus souvent, du moins dans le domaine où je travaille, les appels d’offre sortent… quand ils sont prêts. C’est même plus sournois que cela. La plupart des projets auxquels nous participons s’inscrivent dans les systèmes éducatifs des pays. Or, s’il y a bien des systèmes régis par le temps, ce sont les systèmes éducatifs, avec un début d’année scolaire et une fin d’année scolaire suivie des vacances scolaires.

Alors, de nombreux appels d’offre sortent des tiroirs de leurs concepteurs afin que les projets puissent commencer plus ou moins avec la rentrée scolaire. La conséquence en est que ces appels d’offre arrivent tous quasiment en même temps sur les bureaux de ceux qui doivent y répondre, à savoir vers la fin du mois de juin. Ça arrange bien les clients : ils lancent leur appel à la fin de leur année scolaire et s’apprêtent à dépouiller les offres un peu avant le début de l’année scolaire suivante. Ça leur laisse le temps de prendre un peu de vacances pendant que les consultants rédigent leur offre. Le problème est alors double : les consultants sont confrontés à une avalanche d’appels d’offre au moment où ils souhaiteraient eux-mêmes avoir un peu de vacances… à moins qu’ils ne soient occupés à travailler sur des projets qui ne peuvent se dérouler que durant les vacances scolaires, sans perturber le travail dans les classes.

Cette réflexion n’a l’air de rien et on pourrait croire qu’elle ne vise qu’à plaider la cause d’un consultant en mal de vacances. En réalité, elle est plus profonde que cela. Car ce qui se passe souvent est que les consultants répondent aux appels d’offre (ils y sont bien obligés), mais ils le font mal parce qu’ils n’ont pas le temps ni la disponibilité de le faire au moment où tous les appels arrivent en même temps. Au bout du compte, ce sont les clients qui sont confrontés à de mauvaises offres. Ou du moins à des offres qui auraient pu être meilleures si elles avaient pu être élaborées à un autre moment (par exemple au début de l’année civile, période traditionnellement plus calme dans mon domaine) et en accordant un peu plus de temps. Cela s’accorderait évidemment moins bien avec les calendriers des clients… mais je suis sûr qu’ils en tireraient profit. Grâce à une planification qui tiendrait compte des nécessités des projets et non pas de leur propre intérêt.

Je prêche ici dans le vide, j’en ai bien conscience. Et l’interrogation principale qui me reste est tout simplement celle-ci : est-ce que quelqu’un n’a pas envie de rédiger une offre à ma place ?